Wat wil dat nu concreet zeggen, congressen naar Vlaanderen trekken die een meerwaarde bieden voor diverse betrokkenen en voor onze regio? Wat zijn activiteiten die het verschil maken voor deelnemers, mensen die hier wonen, werken of op bezoek komen? Voor VISITFLANDERS Convention Bureau start het met een evolutie van méér congressen naar bétere congressen aantrekken. Of een initiatief ‘beter’ is, evalueren we door te kijken naar de positieve impact die een congres kan genereren voor de bestemming en een ruime groep betrokkenen.
Om deze shift in visie meer tastbaar te maken werd er twee jaar lang, samen met Meet4impact, gewerkt aan het ontwikkelen van een impact-methodologie. Daarbij werd rekening gehouden met verschillende stakeholders, met impactintenties, maar vooral ook hoe die impact te meten én erover te vertellen. De aanpak bestaat uit 4 stappen. Om er praktisch mee aan de slag te kunnen gaan werd de methodologie in een handboek gegoten. En voor mensen die willen kennismaken met de begrippen of al eens willen oefenen met het concreet toepassen van de methodologie is er een online tool beschikbaar.
Van proefproject naar succescase
Na het uitwerken van de theorie werden er een pilootprojecten opgezet om deze vernieuwde aanpak voor congressen naar de praktijk te vertalen. Een traject dat bijzonder succesvol bleek, was het EACD-congres (European Academy of Childhood Disability) dat in 2024 in Brugge plaatsvond. Milo Vergucht, International Associatie Expert voor VISITFLANDERS Convention Bureau, werkte daarbij nauw samen met Prof. Dr. Elegast Monbaliu (KU Leuven) als trekker van dit initiatief.
“EACD is een groot wetenschappelijke congres in Europa, waar professionals − onderzoekers, clinici, therapeuten − bezig zijn met de behandeling en het zorgdragen voor kinderen met een childhood-onset disability (een neuromotorische beperking opgelopen bij de geboorte of tijdens de eerste levensjaren). Het congres zelf is in principe klassiek wetenschappelijk, waarbij er net zoals op vele andere bijeenkomsten onderzoek en kennis gedeeld worden en waar mensen netwerken en van elkaar leren. Maar EACD wilde dit keer een stap verder gaan door mensen met een neuromotorische beperking zelf meer te betrekken en hen zo ook beter te kunnen helpen.”
Door met de uitgewerkte impactmethodologie aan de slag te gaan, zou de positieve impact van EACD eens zo groot kunnen zijn. Daarop ging een kernteam - de ‘impact taskforce’ - aan de slag met de volgende vragen: Wat zijn de noden? Wat ontbreekt er? Welke uitdagingen zijn er vandaag? Hoe kunnen we hiervoor met het congres een oplossing bieden?
Milo: “Uit veel ideeën kwamen drie centrale thema’s die we zouden volgen: toegang tot sport, werk, cultuur en onderwijs, het onderzoek naar behandeling en de zorg beter afstemmen op de noden van de doelgroep, en de technologische hulpmiddelen om de levenskwaliteit en de zelfstandigheid te verbeteren.”
Impactvol in de praktijk
De 36ste editie van het congres, EACD+, vond plaats van 29 mei tot 1 juni 2024 in Brugge. Een openingsconcert, onder leiding van dirigent Dirk Lievens en Water Music, met 350 kinderen met en zonder beperking zette meteen de positieve toon voor de rest van de bijeenkomst. Anderhalf jaar lang hebben zij gerepeteerd. Meer dan ooit waren hier mensen met een beperking bij betrokken, zowel bij de voorbereiding als bij de presentatie.
“Er was ook een Technology Experience Room”, vervolgt Milo. “Aanbieders kwamen hun producten of diensten voorstellen die mensen met een beperking en hun ouders of therapeuten konden testen. Door de gangen van de locatie zag je de hele tijd mensen loopfietsen of elektrische rolstoelen uitproberen. En dit was niet om te verkopen, gewoon om te proberen en ook feedback te geven. Dit om de betrokkenen en hun omgeving meer bewust te maken van wat er allemaal voorhanden is, zodat zij zelfstandiger kunnen gaan leven."
Ten slotte was er nog een Sports Festival. Een honderdtal kinderen kwamen verschillende sporten testen, om aan te tonen dat ze wel degelijk aangepast kunnen voetballen, muurklimmen, zwemmen… “Maar ook om duidelijk aan te geven dat lichaamsbeweging voor een positieve evolutie zorgt op het vlak van hun ontwikkeling. En het mooie is, doorheen alles wat we gedaan hebben, dat de focus vooral ligt op wat zij wél kunnen in de plaats van constant te benadrukken wat mensen met een beperking niet kunnen.”
Stakeholder mapping
Hoe positief de impact van het EACD-congres is voor alle aanwezigen en hun omgeving, werd aansluitend gemeten. Een volgende stap is om deze rapportage om te zetten naar een concreet verhaal dat helpt om toekomstige congressen verder uit te werken. Milo: “Onze rol is ondersteunend en verbindend. We willen academici samenbrengen met ondernemers, overheid, bewoners en hen wegwijs maken in hoe ze samen een impactvol congres op poten kunnen zetten.”
“Een belangrijk overkoepelend element was het theory of change-model. Door de noden en hiaten in kaart te brengen en te gebruiken als basis voor de impactintentie, kunnen we het congres daarop afstemmen. Een tweede belangrijk aspect is de stakeholder mapping. Het congres werd initieel getrokken door twee professoren. Maar als zij enkel vanuit hun academisch werkveld zouden denken, dan wordt het opnieuw een heel wetenschappelijk gestuurd gebeuren. Daarom hebben we hen ondersteund om ook ondernemers en beleidsmakers mee aan tafel te zetten. Maar je hebt natuurlijk ook de mensen die zelf met zo’n beperking te maken hebben nodig. Uiteindelijk gaat het congres over hen, dus hebben we ook de ouders van die kinderen erbij betrokken.”
De rol van het team van het VISITFLANDERS Convention Bureau was dus vooral begeleidend. De organisatie van het congres hebben de academici, concertorganisatoren en de mensen achter de sportactiviteiten uiteindelijk helemaal zelf voor hun rekening genomen, samen met tal van vrijwilligers. “Deze testcase is een succes gebleken, maar voordien hadden we ook al een zestal andere initiatieven opgezet, waaruit we veel hebben geleerd”, aldus Milo. “Om zo’n congres met impact te doen slagen, heb je iemand nodig die op de barricades staat en zich ten volle inzet om alles tot een goed einde te brengen. Daarnaast heb je dan nog een hele brede groep mensen die daaraan wil meewerken. Meer in het algemeen kan de methodologie die we hebben uitgewerkt een organisator al helpen om meer impact te genereren.”
Vooruitblikken
“In navolging van het succes van het EACD-project, gaan we proberen een aantal congressen per jaar naar die positieve maatschappelijke impact te begeleiden”, kijkt Milo naar de toekomst. “We proberen een drietal congressen per grote stad aan te trekken tussen nu en 2030. Daarbij willen we aan de slag gaan met de impactmethodologie en richten we ons op congresorganisatoren of mensen die er direct of indirect bij betrokken zijn, zoals hoteliers of aanbieders van activiteiten.” Anderzijds wordt er eveneens lokaal gekeken, naar mensen in de stad die mee een congres kunnen trekken en die ook nodig zijn om impact te genereren. “Dat is één van de lessen die we geleerd hebben. Om impact te creëren, moet je veel verschillende soorten stakeholders betrekken. Niet alleen de associatie of het congresbureau. Al zijn het natuurlijk wel de associatie en de lokale partner die samen beslissen om het traject op te starten en verder vorm te geven.”
Impactdag op 14 oktober 2024
Wil jij ook aan de slag met impact in jouw stad of met jouw congres neem dan zeker contact op met het VISITFLANDERS Convention Bureau.
Daarnaast kon wie meer informatie wou over congressen en het maken van impact op 14 oktober terecht in Brugge voor de Impactdag van VISITFLANDERS Convention Bureau. Op het programma stond onder meer een uiteenzetting over de methodologie, wat we tot dusver hebben geleerd en hoe we nog een stapje verder kunnen gaan. Meer info vind je op de eventpagina van deze Impactdag.