Hoe kan een congres als katalysator fungeren voor een florerende bestemming?

Op 12 en 13 september 2019 vond de MICE-workshop plaats tijdens de Reizen naar Morgen-summit in Brugge. Samen met de organisators van SuperNova – Nora Weytjens van Flanders DC en Marieke Sopers van Scale-Ups.eu – en moderator Samme Allen, zette Toerisme Vlaanderen zijn schouders onder deze workshop met als doel na te denken over hoe internationale congressen een positieve impact kunnen hebben op onze bestemming.

De workshop zette de toon met een interessante toelichting over het congres SuperNova, gevolgd door een meer hands-on oefening. Dankzij de waaier aan verschillende profielen zoals ondernemers, lokale overheden, academici, sectorfederaties, meeting planners en congresbureaus, ontstonden enkele interessante discussies met een boeiende namiddag tot gevolg.

Ze zeggen wel eens dat de beste ideeën tussen pot en pint ontstaan. Zo is ook het idee voor SuperNova ontstaan, het niet-alledaagse congres georganiseerd door Flanders DC en Scale-Ups.eu dat in 2018 voor de eerste keer in Antwerpen plaatsvond. SuperNova valt het best te omschrijven als een hybride congresvorm die zowel elementen bevat die eigen zijn aan een event als aan een festival. Met technologie en innovatie als hoofdthema’s, ondersteund door sprekers zoals marketinggoeroe Seth Godin of de Belgische medeoprichter van Shazam, Philip Inghelbrecht, mag gesteld worden dat SuperNova een congres is met een maatschappelijke relevantie. De organisatie zette immers in op het B2B-publiek met onder andere internationale sprekers, een beurs voor professionelen en een pitching event waar scale-ups zich kunnen tonen aan risicokapitaalfondsen, maar verloor daarbij ook het B2C-publiek niet uit het oog door hen bijvoorbeeld nieuwe technologieën te tonen. Een groot gebeuren, toegankelijk voor een groot publiek dus.

“Niche-conferenties breken uit hun 4 muren. Het is belangrijk om te zoeken naar relevantie voor een groter publiek.” — deelnemer MICE-workshop

Om de ‘theorie’ in de praktijk om te zetten, sloot deze workshop af met een hands-on oefening. De deelnemers gingen in groep aan de slag met de Empathy Mapping-methodologie (zie illustratie hieronder) en analyseerden elk een doelgroep – Bewoner, Deelnemer, Ondernemer of Toerist – binnen het Reizen naar Morgen-concept. Op deze manier kregen de deelnemers een beter zicht op de belevings-, gevoels- en gedachtenwereld van de doelgroep. Daarnaast kwamen de pains en gains, die de doelgroepen kunnen ervaren wanneer er een internationaal congres wordt georganiseerd, aan bod.

Zes belangrijke take-aways om verder over te brainstormen:

1. Het principe van ‘groei’ gaat niet altijd gepaard met ‘meer’. Ook congressen kunnen op verschillende manieren groeien en evolueren. Hybride vormen zijn hier een mooi voorbeeld van.
2. Het is belangrijk om een mix te hebben van doelgroepen uit je stad en bestemming.
3. Stel je steeds de vraag hoe je de bewoners en ondernemers nog beter kan betrekken bij je congres. Vergeet ook de toerist niet en zoek naar manieren om hen te laten participeren aan dit gebeuren.
4. Internationale congressen vragen veel tijd, geld en energie. Het is belangrijk om deze juist te plannen in tijd en ruimte doorheen Vlaanderen. We zien bijvoorbeeld dat er een gelijkaardig congres qua thematiek is in Leuven, namelijk &And. Dit vindt plaats in mei in hetzelfde jaar als SuperNova. Zijn deze congressen concurrentie voor elkaar of werken ze aanvullend? Blijft dit haalbaar op lange termijn? Het is goed om hier even bij stil te staan.
5. Er moet een match zijn tussen de inhoud van het congres en waar de stad voor staat. Zo krijg je een grotere betrokkenheid van de ondernemers, maar ook van de bewoners.
6. Plannen en samenwerken met verschillende partners en stakeholders is key om je congres te laten slagen. Lokale overheden spelen hierbij een sleutelrol.

Enkele inspirerende quotes van deelnemers aan de workshop:

“We moeten nog meer congresgangers inspireren en faciliteren om hun ecologische voetafdruk te verminderen.”

“Zitten en luisteren is uit. We moeten een meer diverse beleving brengen.”

“We moeten ook diepere vragen durven stellen en ethische discussies op gang brengen over technologie: ‘because we can do it, we will?'”

Voor meer info of vragen, contacteer: Visit Flanders Convention Bureau via mailbox@meetinflanders.com.

Foto’s: AF-Fotografie